Documentación y tutoriales

Qué vas a encontrar en esta guía

Esta documentación explica el sistema menú por menú. Cada sección empieza con un video tutorial y debajo una explicación escrita paso a paso. Podés leerla completa o saltar al módulo que necesités usando el índice de la izquierda.

Primeros 6 pasos recomendados

Al crear tu cuenta verás en el Tablero una lista de tareas (onboarding). Completalas en este orden para dejar el sistema listo para vender:

1. Crear tus productos (celulares, accesorios, recargas).
2. Registrar tu primer celular con su IMEI.
3. Cargar saldo a un vendedor para vender recargas.
4. Abrir una caja (turno) para empezar a cobrar.
5. Registrar una cuenta bancaria.
6. Hacer tu primera venta en el POS.

Conceptos básicos

Tu negocio es una "cuenta". Dentro de la cuenta podés tener una o varias "tiendas" (según tu plan). Cada tienda tiene bodegas, cajas y empleados. Todo lo que registres (ventas, compras, inventario) queda separado por cuenta y tienda.

Cómo hacer una venta

1. Asegurate de tener un turno de caja abierto (si no, el sistema te lo pedirá).
2. Buscá el producto por nombre o SKU, o escaneá el código; tocá para agregarlo al carrito.
3. Ajustá cantidades y precio si tu rol lo permite.
4. Elegí el cliente (o dejá Consumidor Final).
5. Elegí la forma de pago: efectivo, tarjeta, transferencia o crédito.
6. Tocá "Cobrar" para cerrar la venta e imprimir el ticket.

Pagos con tarjeta o transferencia

Cuando cobrás con tarjeta o transferencia y el monto es mayor a cero, el número de referencia es obligatorio: el sistema no deja terminar la venta sin él. Esto sirve para cuadrar la caja después.

Vender recargas y celulares con IMEI

Las recargas de saldo descuentan del saldo del vendedor automáticamente. Los celulares con IMEI te piden seleccionar el equipo exacto que sale del inventario, dejando trazabilidad por número de serie.

Consultar y reimprimir

Entrá a una venta para ver el detalle de productos, pagos, vendedor y cliente. Desde ahí podés reimprimir el ticket cuantas veces necesités.

Facturar (FEL) o anular

Si tenés FEL activo, podés certificar la factura electrónica desde el detalle de la venta. También podés anular una venta: esto reversa el inventario y los saldos afectados.

Registrar una compra

1. Elegí el proveedor y la bodega de ingreso.
2. Agregá las líneas de producto con cantidad y costo.
3. En celulares, cargá los IMEIs de cada equipo con el botón "Ingresar IMEIs".
4. Guardá como borrador o emití la compra para que ingrese al inventario.

Borrador vs. emitida

Un borrador no toca inventario todavía: sirve para preparar la compra. Al emitirla, ingresan las unidades, se registran los IMEIs y se actualiza el costo promedio del producto.

Abrir y cerrar turno

1. Abrí el turno indicando el efectivo con el que empezás (fondo de caja).
2. Durante el turno se acumulan las ventas por forma de pago.
3. Registrá retiros o ingresos de efectivo si hace falta.
4. Al cerrar, contás el efectivo real y lo declarás; el sistema muestra la diferencia.

Detalle por vendedor

El cuadre muestra el desglose por vendedor (efectivo, tarjeta, otros), útil cuando varias personas usan la misma caja en el turno.

Stock global y por vendedor

La pestaña "Stock global" muestra el saldo total disponible. La pestaña "Por vendedor" muestra cuánto saldo tiene cargado cada vendedor en su billetera.

Cargar saldo a un vendedor

1. Registrá la compra de saldo (sube el stock global).
2. Asigná saldo a un vendedor: baja del stock global y sube en su billetera.
3. El vendedor vende recargas desde el POS y se le descuenta automáticamente.
4. Al final del turno se hace el cuadre del saldo declarado vs. el del sistema.

Crear y editar productos

Al crear un producto elegís su tipo (Celular, Accesorio, Recarga, Tarjeta, etc.), su costo y uno o más precios de venta (listas de precios). El estado Activo/Inactivo controla si aparece en el POS.

Costo y precios

Podés editar el costo directamente desde el listado. Los precios se asignan por lista de precios; el POS usa la primera lista para cuadrar la caja. El margen se calcula automáticamente.

De dónde salen los IMEIs

Los IMEIs entran al registrar una compra de celulares. Cada equipo queda asociado a su producto y bodega. Al vender en el POS, seleccionás el IMEI exacto que sale.

Para qué sirve

Permite saber el estado de cada equipo (en stock, vendido, trasladado), reclamar garantías y evitar vender dos veces el mismo aparato.

Bodega predeterminada

Cada tienda tiene una bodega predeterminada que se usa por defecto en compras y ventas. Toda bodega pertenece a una tienda.

Consultar existencias

Filtrá por producto, tipo o bodega. Ves la cantidad disponible, el costo y el valor. La valuación agrupa el inventario por tipo de producto.

Cómo se mueve el inventario

El inventario sube con las compras y baja con las ventas. Los traslados lo mueven entre bodegas. Cada movimiento queda registrado en el kardex del producto.

Hacer un traslado

1. Elegí la bodega de origen y la de destino.
2. Agregá los productos y cantidades a mover.
3. En celulares, seleccioná los IMEIs específicos.
4. Confirmá: baja stock en origen y sube en destino.

Registrar abonos

Desde cada cuenta podés registrar pagos parciales o totales. El saldo pendiente se actualiza y verás el estado (al día, vencida).

Límite de crédito

Cada cliente tiene un límite de crédito. El POS no deja venderle a crédito si la nueva venta supera ese límite, protegiéndote de sobreexponerte.

Registrar pagos

Registrá los pagos que hacés a proveedores. El saldo pendiente baja y podés llevar el control de qué facturas ya pagaste y cuáles están por vencer.

Ventas financiadas

Cuando una venta a crédito la cubre un prestamista en lugar del cliente, el cobro corre por cuenta del prestamista. Esto separa tu riesgo del cliente final.

Cuentas y movimientos

Agregá tus cuentas bancarias y registrá depósitos, retiros y transferencias. Te ayuda a cuadrar los pagos electrónicos del POS con tu estado de cuenta.

Registrar un gasto

1. Elegí o escribí el concepto del gasto en cada línea.
2. Ingresá el monto.
3. Si es al crédito, se genera una cuenta por pagar.
4. Guardá: el gasto queda registrado para tus reportes.

Crear y filtrar

Agregá clientes con sus datos fiscales. El listado tiene filtros por nombre, NIT, DPI, teléfono y estado, además de exportación a Excel y PDF.

Crédito

Definí el límite de crédito y los días de plazo por cliente. Esto controla las ventas a crédito y los vencimientos de las cuentas por cobrar.

Administrar proveedores

Registrá a quién le comprás, con su NIT, teléfono, límite y días de crédito. Al registrar compras, elegís el proveedor de esta lista.

Roles

Owner (dueño) ve y hace todo. Admin administra la operación. Seller (vendedor) usa el POS. Encargado de bodega maneja inventario. Asigná el rol según la responsabilidad de cada persona.

Asignar a tiendas

Podés asignar cada empleado a una o varias tiendas. Solo verá y operará sobre las tiendas que tenga asignadas.

Qué reportes hay

Ventas por período, cuentas por cobrar (CxC), cuentas por pagar (CxP) y movimientos bancarios, entre otros. Cada uno se filtra por rango de fechas.

Exportar

Casi todos los reportes y listados se exportan a Excel y PDF, con el logo de tu negocio incluido, para imprimir o compartir con tu contador.

Cómo se activa

1. Entrá a FEL y subí los documentos que se te piden.
2. Nuestro equipo revisa y aprueba tu solicitud, configurando tus establecimientos.
3. Una vez aprobado, podés certificar facturas desde cada venta.

Consulta de NIT

Al facturar, el sistema consulta el NIT del cliente a la SAT y trae el nombre automáticamente, evitando errores de digitación.

Negocio y tiendas

Configurá el nombre, logo y datos de tu negocio. Creá y administrá tus tiendas, asigná empleados a cada una y subí su logo.

Listas de precios y notificaciones

Creá listas de precios (mayoreo, menudeo) y elegí por qué canales querés recibir avisos: interno (campana), WhatsApp o correo.

Tu plan

Consultá tu plan actual y cambialo cuando lo necesités. Cada plan define cuántas tiendas, bodegas, productos y listas de precios podés tener.